在线编辑表格太方便了，金山文档里这些功能超好用
下载金山文档，先搞清楚版本区别
说实话我第一次找金山文档下载时也懵了。它不像WPS那样一个安装包搞定所有，金山文档其实分两种形态：一种是网页版，直接在浏览器里打开就能用；另一种是客户端版，装在你电脑上，功能更全一点。我建议你直接点本页下载按钮拿客户端，因为网页版虽然方便，但一旦断网或者标签页一多就容易卡。客户端装好后，它会自动关联你登录的账号，手机、电脑、Pad之间实时同步，这点比Excel强太多，Excel你要是没OneDrive就得自己手动拷来拷去。有个小坑：安装时别一路点下一步，记得把「开机自动启动」和「桌面快捷方式」勾上，不然找起来还得去开始菜单翻半天。我第一次装就手快给跳过了，结果每次想用都得搜半天，烦。
多人同时编辑表格，不用来回传文件
我工作中最烦的就是群里喊「谁有最新版本」，然后一堆人甩带「最终版」「最终版2」「打死不改版」的Excel出来。用金山文档的多人协作功能后，终于不用当文件快递员了。操作很简单：打开表格，点右上角「分享」按钮，设置成「指定人可编辑」还是「所有人可评论」，然后把链接丢群里就行。最神奇的是所有人在一个表格里改，单元格左上角会显示谁正在输入，实时刷新的。有一次我们财务、销售、仓库三个人同时填库存表，数字都在变，我这边看都没崩溃，简直感天动地。但有个注意事项：如果你给的人太多（比如超过50人同时编辑），某些复杂公式可能会计算变慢。这时可以把不需要频繁改动的区域先锁上，右键单元格选「保护范围」，只放开几个输入框给别人改，省得大家互踩。
单元格里插图片和下拉菜单，操作像玩积木
Excel里插图片真的反人类，动不动就飞出去对不齐，要不就撑爆单元格。金山文档的表格处理这个很直接：点单元格，选「插入」→「图片」，图片自动泊进单元格里，缩放到合适大小，你拖拽调整都不会乱跑。我经常用它做产品目录表，左边放图片，右边写型号和价格，看着清清楚楚。另一个常用功能是数据验证里的下拉菜单，比如你要做个状态列，就让只能选「已完成」「进行中」「待开始」。点菜单「数据」→「有效性」→「序列」，把选项用英文逗号隔开填进去就行。少了输错字导致的统计错误。有个小技巧：下拉菜单的列表太长时，可以勾选「从单元格选择列表」，提前在旁边列把选项写好，这样改列表内容不用再进设置，直接改旁边列，下拉菜单会自动更新。
表格里做简单的图表，不用学PPT
有时候领导急着要个饼图看销售占比，我没学多少高级图表技巧，但也很快搞定了。选中你的数据区域，点工具栏「图表」图标，金山文档直接给了柱状图、折线图、饼图等十来种模板。选一个，图表就插在表里，然后你可以在右边面板调配色、加数据标签。我记得有一次做个收入趋势图，数据有12个月，默认柱状图太挤，改成了折线图，再把线条改成带平滑曲线的，看起来专业多了。但注意：如果你的数据里有「合计」这种汇总行，顺手把它删掉再选区域，不然图表里会多出一根奇葩的合计线，丑得不行。图表插入后别急着关数据源，万一想改颜色或者加图例，右键点图表空白处重新编辑就行。
公式自动保存和版本历史，再也不怕改错
Excel最怕什么？改完忘了保存，或者改错了想恢复但找不着之前的版本。金山文档云端的文件是自动保存的，你编辑完手一停过几秒它自己就存了，后台有个小云朵图标在转，存好了就变实心。万一改错了，哪怕过了三天都能找回来。点菜单「文件」→「版本历史」，能翻到每次自动保存的版本，选中一个预览，想恢复就点「恢复此版本」。上次我做个费用分摊表，公式里某个值写错了，结果50多个单元格全歪了，我急得冒汗，结果找到三天前的版本恢复，数据全回来。老玩家可以留意一下「版本历史」右边的「对比版本」，两个版本并排显示，改过的单元格会标红，找问题特别快。
表格里做模板，下次直接套用
经常做同类型表格的兄弟一定要用模板功能，能省一大堆时间。比如你每周要写一个销售周报，格式无非就是那几列：日期、产品名、销售员、金额、备注。做好第一周后，点「文件」→「另存为模板」，给它起个名比如「周报模板」。下星期需要时，直接点「新建」→「从模板新建」，选你的模板，它会复制一份新的，不用重新设置列宽、公式和下拉菜单。我甚至把我常用的报销单、请假单、项目进度表都做了模板，建在个人的「我的模板」分类里。如果你和团队共用，也可以把模板上传到企业团队空间，大家都能用，但注意权限别设得太宽，不然有人把模板内容给改了，全组都得重做。
手机端同步编辑，回家路上也能改表格
说实话，坐地铁时候领导突然在群里喊「帮我在表格加一行数据」，真是烦。但金山文档手机端确实能解决燃眉之急。下载App（搜「金山文档」就行，别下成「WPS Office」那个套壳版），登录同一个账号，你电脑上打开的表格会直接出现在首页「最近」列表里。手机端编辑完全够用：点单元格打字、加公式、插下拉菜单都成，虽然屏幕小，但横屏模式或外接键盘会舒服很多。不过有次我在地铁里连表格带图片一起改，改了十来个单元格，结果下车发现有个单元格的数值自动保留小数没改回去，因为手机端下拉菜单的反应比电脑慢半拍，我点快了。从此我长记性：手机端只做简单修改或加备注，复杂公式排序还是回电脑上搞。另外注意数据同步的及时性，改完点一下「保存」图标（虽然它号称自动存，但手动点一下保险），否则在地铁信号差的地方可能没传上去，回办公室一打开还是旧数据，别问我怎么知道的。