金山文档怎么让所有人都能随便编辑我的表格
下载金山文档前先搞清楚这是网页版还是客户端
我刚入坑金山文档的时候，最懵的不是怎么设置权限，而是根本不知道这玩意到底是个网页应用还是个能装在本地的软件。简单说，金山文档现在有两副面孔。你如果只是偶尔改个表格、签个字，打开浏览器搜「金山文档」官网就能直接用，省得装东西。但如果你跟我一样，经常要编辑几十个表格、动不动离线干活，那客户端确实省事得多。下载客户端的话，直接去金山文档官网首页点本页下载按钮，拿到的安装包大概几十兆，装完登录就能同步你所有的在线文档。我建议新手别急着下载，先用网页版体验下基础功能，确定真需要了再装客户端，不然硬盘又多一个吃灰图标。
顺便提一嘴，千万别搜什么「金山文档破解版」或者去第三方下载站瞎点。我同事就图省事在个小网站上点了个下载，结果装了个带广告的流氓套壳，表格里的数据差点被人远程看到。下载只认官方渠道，这个没商量。
分享表格前先搞定「谁可以看」和「谁可以改」这两个开关
我第一次分享表格的时候犯过一个低级错误。给项目组发了个全员编辑链接，结果有个新同事手滑把整列数据给删了，还没法恢复——因为我没开版本历史。后来我学乖了，每次分享前必做两步。
第一步是确认分享范围。在金山文档里打开表格，右上角有个「分享」按钮，点进去能看到四个选项：指定人、获得链接的人、企业内所有人、公开。我建议多数场景用「获得链接的人」这个级别，因为他能帮你控制传播。但注意，这个选项后面还跟着两个更重要的开关——「可查看」和「可编辑」。默认是查看权限，你要改协作就得手动切换到编辑。
第二步是设置有效期和密码。我做过最保险的操作是给外包同事发临时链接，设置三天有效、看一次就过期，再加个密码。密码单独用微信文字发过去，不截屏。这样就算他们手机丢了，别人也没法通过聊天记录里的链接直接打开我的表格。这个操作在分享界面里点「高级设置」就能找到，别嫌麻烦，真遇到数据泄露你才后悔。
把编辑权限开放给所有人，但记得锁住关键行列
真到要把表格扔给几十个人一起改的时候，光给编辑权限是不够的。你要是不做保护，谁都能动你的公式、标题行，甚至直接把汇总表给覆盖掉。我有个血的教训——做了个月度销售统计表，让各区域销售自己填数据，结果有个人直接把第一行的列名改了，导致后续所有数据透视表报错，我花了一个下午才把原格式追回来。
正确的做法是这样的：在表格里找到「审阅」或者「保护」菜单，选「保护工作表」，然后单独选中你不想让别人改的区域。比如我一般把 A 列和第一行锁住，只留中间的数据区域给协作方填数字。锁之前记得先设置好哪些单元格可以被编辑——金山文档支持指定某个区域的编辑权限，比如只允许特定用户或链接持有者修改。这样你共享的链接虽然是全编辑权限，但实际对方只能改你留出来的空白格子。
还有一个我常用的技巧：在数据区域旁边加一列批注列，写上「这里请填整数，小数无效」，配合数据验证功能（在菜单里叫「数据校验」），限制输入的数字范围或者格式。不然总有人给你填个日期填成字符，或者销量数字写个文本带个空格，后面你求和时全是错误。
多人同时编辑时，别抢格子，学会看光标和版本历史
真正多人在线改同一个表格的时候，最怕的就是撞车。两个人同时改同一个单元格，金山文档会按最后保存的人覆盖前面的修改。我在跟同事并行填项目进度表时，有好几次发现我写的内容被莫名其妙替换了——后来才明白是有人同时改了同一行。
金山文档里的光标颜色是区分不同用户的，每个协作者的光标名字旁边会显示用户名缩写。我习惯性把鼠标悬停到其他光标的格子上，看一下有没有人已经在里面输入了。如果看到有人光标在闪，我就先改别的列，等它停下来。实在急的话，我在底下聊天框里喊一声「B 列的第三行谁在改，我先不动了」。这个在线文档里内置的聊天功能虽然不起眼，但在多人协作时真能避免很多乌龙。
另外，版本历史是我最依赖的回血工具。在表格左上角点「文件」然后选「版本历史」，能看到每次保存的时间点和修改人。万一有人把你整张表搞崩了，你就点回半小时前的版本，然后单独把那部分数据复制出来。别直接点覆盖，那样会把其他人的正常修改也吞掉。金山文档保留的历史记录能到几十个版本，但如果你关掉了「自动保存修改历史」的选项，那最多只保留最近十个版本。我建议去设置里把这个开关开到最大，别省那点云计算资源。
给外部人员编辑权限后，如何防止他们误删整个表格
这个坑我踩得最狠。有次我帮一个社区活动统计报名信息，把表格链接发到了微信群里，让所有人都能编辑。结果第二天醒来，表头被改了，身份证号那列数据格式全乱套，有个哥们还把整张表删了四分之一。我才意识到「编辑权限」其实包括了删除整行整列甚至清空所有数据。
金山文档的默认编辑权限其实是比较宽容的——协作者可以删除行、列，甚至清空单元格内容。如果你想防误删，但又不想剥夺编辑权，可以这么做：在分享设置里，不要选「可编辑」，而是选「可评论」或「可查看」，然后单独给需要编辑的人点「指定编辑」。这样大多数链接持有者只能看或留言，真正能改的人只有你指定的那几个人。如果一定要让所有人都能编辑，那我建议在表格的开头加一个「操作须知」行，用红色字体写上「请不要删除任何行或列，如有误改请撤消」。虽然不强制，但大部分人看到警告会收敛点。
还有一个更狠的办法：在表格上方插入一行空行，然后右键设置这行为「冻结窗格」，这样下面的人滚动页面时永远能看到警告。同时，我每次分享前会在表格底部加个「如有问题请联系 xxx」的备注行，留自己的微信。真出问题时，对方想找负责人也找得到。
关闭编辑权限时，别只取消勾选，要换链接
有时候表格协作结束了，你想着把编辑权限关掉就行。但天真了。我试过只把分享设置从「可编辑」改成「可查看」，结果以前发出去的老链接还是能编辑。后来我才搞清楚：金山文档的权限设置是跟着链接走的，而不是跟着用户走的。同一个链接被群发出去后，你只在后台改权限是有效的——但如果你之前用的是「获得链接的人都能编辑」这个模式，那么改权限后，所有用那个链接的人确实会变成只读。但坏就坏在，如果有人把这个链接存到了自己的收藏夹，或者发给了别人，你根本没法追溯。
所以我现在的做法是，协作结束后直接生成一个新链接，把老链接关掉。在分享面板里点「管理链接」，找到那个旧链接，直接点「停用」。然后给需要的同事单独发新链接，并设置为「可查看」。这样哪怕有人复制了旧链接，打开也是失效页面。这个操作虽然麻烦，但比出事后亡羊补牢强。而且金山文档支持同时保留最多五个不同权限的链接，你可以按需生成多个，比如有一个是团队内可编辑的，一个是外部只读的，一个是一次性的，分别管理，不会乱。
个人经验：先在小范围试跑，再放全链接
最后说个我自己养成的习惯。只要是新做的表格要开放给很多人编辑，我绝不会上来就把链接丢到大群。我会先找两三个信得过的同事，让他们先用这个链接往里填几行假数据，跑一遍流程。看看会不会出现权限不够、单元格格式错乱、手机端打不开某列公式的问题。这些问题在桌面上你可能永远发现不了，因为你自己是在电脑上操作的，但很多人是用手机金山文档小程序填表，手机上格式和交互跟电脑差很多。
那两三个同事试完之后，我会根据他们的反馈微调一下——比如把某些列的列宽固定成合适尺寸，把公式保护的区域再缩小一点，把数据校验条件加得更严格一点。然后我再把链接发到全员群。这个步骤多花二十分钟，但能避免后面好几天的一堆求助消息。说到底，金山文档的协作功能本身不复杂，复杂的是你使用的人和环境。只要是给人用的，总会有不可预料的操作。提前试错，总比事后补救来得痛快。