金山文档打印总排版错乱,试试这几个设置立马整齐
打印预览看着没问题,一打出来就乱套
金山文档用久了,最让人上火的不是功能找不到,是打印。屏幕上排版好好的,表格线也对齐了,结果打印机一吐出来,第二页多出一行,第三页表头没了,第四页字体忽大忽小。尤其做合同、做报价单的时候,客户面前拿着一张错位的纸,那个尴尬。
我一开始也以为是打印机的问题,换了驱动、重装了打印程序,没用。后来才发现,金山文档自带的那套打印设置,默认值就不是给普通办公场景优化的。纸张大小、页边距、缩放比例,甚至字体嵌入方式都在捣乱。这篇就把我踩过的坑和最终调通的办法一次说清楚。
先把纸张和页边距锁死,别让系统自动改
很多人打开打印设置就直接点打印,这是最要命的。金山文档有时候会默认用「缩放到一页」,你以为它帮你省纸,实际上它把整张表压缩到看不清,数字挤成一团。正确做法是,在打印前先点开「页面设置」,把纸张大小明确选成A4,别用「默认」,也别用「自动」。
页边距这里有个坑:金山文档默认的页边距是普通值,但不同模板可能带不同预设。比如你从一个旧表格复制内容过来,它可能带着原来的页边距设置,打印时就偏了。我习惯把所有边距手动设成上下2.54厘米、左右3.17厘米,这个是标准的Word默认值,打印机兼容性最好。设完之后,点「设为默认」,下次打开新文档就不用再调。
另外要单独说一下,如果你用的是一体机或者共享打印机,打印机驱动里可能也有自己的页边距设置。这俩会叠加,比如文档里设了3厘米,打印机驱动又默认缩进1厘米,实际出来就4厘米了。所以打印前,在打印机首选项里,把缩放那项选成「实际大小」,别选「适合页面」。
表格太宽一列被切到下一页,用分页预览拉回来
这是我最常遇到的问题。做个采购明细表,十几列,屏幕上看刚好一屏,一打印,最后一两列直接跑到第二页去了,表头还没跟过去。金山文档里有个功能叫「分页预览」,在视图菜单下,打开之后表格上会出现蓝色虚线,那就是分页的实际位置。
看到虚线之后,把鼠标放到虚线上,往右拖,直到所有列都在虚线左边。如果列实在太多,拖不动,那就别硬挤。这时候要回头调列宽,把某些说明文字多的列改成自动换行,或者把字体从11号降到10号,列宽瞬间就省出一大截。这个方法比手动画线管用,因为分页预览是实时的,你调整一下就看得到效果。
还有个隐藏技巧,在分页预览状态下,右键点击表格任意位置,选择「重置所有分页符」,有时候文档里残留了之前手动插入的分页线,会导致打印位置莫名其妙偏移。重置之后系统重新计算,很多问题直接消失。
每页都要有表头,这项设置藏在打印标题里
多页表格,第二页开始没有表头,这是最影响阅读的。老板看报表,翻到第三页还得回头找第一页看列名是什么。金山文档里这个功能叫「打印标题」,在页面布局选项卡里,有个「打印标题」按钮(不是打印预览里那个)。
点开后会出现一个对话框,让你选「顶端标题行」,你鼠标点一下表格的第一行,或者选表头那几行(有时候表头占了两行,就都选上),确定。这样打印的时候,每一页自动带上这几行。这个设置有个特性,它对当前工作表生效,如果你另存了一份副本,副本里不会保留,得重新设。
我遇到过一种情况,就是设置了顶端标题行,但打印预览第二页还是没表头。后面发现是因为选错了工作表,在左下角点回你要打印的那个表再设置一遍就好了。还有一次是表格里有一个隐藏行,刚好选中了隐藏行当标题,但隐藏行不打印,所以没效果。取消隐藏再选,问题就解了。
字体和缩放比,打印错乱的隐藏元凶
有时候排版、分页、表头全对了,打出来还是怪,字忽大忽小,或者同一行字有的清晰有的模糊。这大概率是缩放比例惹的祸。金山文档的打印设置里有个「缩放」选项,里面默认可能是「自动」,理论上会自动调整让内容适应一页宽,但这个自动经常误判。
我建议手动选成「100%」,或者如果需要调小一点,选「适合所有列宽为一页宽」,但别用「适合所有行在一页」,那个会把表格纵向压缩,行高全变了。还有一个细节,如果你把表格从别的地方复制过来,里面可能有不同字体,比如宋体配了等线,打印时字宽不同,导致换行位置跟屏幕上不一样。处理办法是选中整个工作表,统一改成一个字体,比如全用等线或者全用宋体,再检查行高。
另外,打印机驱动里的「省墨模式」或者「草稿模式」也会影响字体显示,那种模式下字体会变细,看起来像排版错乱,实际是打印精度不够。关掉草稿模式,改回「普通」或「高质量」,再对比一下,差别很明显。
设置保存成默认,免得每次重新调
上面这些设置弄好之后,一定要保存成默认模板,不然下次新建文档又回到老样子。金山文档里,你可以把调好的空白表格另存为一个模板文件,后缀是et格式或者xlsx都行,关键是存放位置放到模板目录。具体路径在选项里能看,把模板存进去之后,新建文档时选「从模板新建」,就能找到自己存的那个。
我自己的习惯是做一个「打印标准模板」,里面预设了A4纸、标准页边距、10号字体、分页预览模式,还有打印标题行留在那里。每次做新表,先打开这个模板,再往里填内容,打印前十分钟检查一下分页虚线位置就行。这半年基本没再打印错过。
还有一个偷懒技巧,如果你频繁用同一台打印机打同一类文档,可以在打印对话框里把「使用打印机默认设置」勾上,然后你提前在打印机首选项里调好一次,后续就不用在文档里反复设了。但注意,这个只对你当前电脑有效,换台电脑又得重新弄。
遇到顽固错乱,试试导出成PDF再打
所有设置都试过了,个别文档还是乱,这时候别跟它死磕。把金山文档导出成PDF,然后用PDF阅读器打开,再打印。PDF是固定版面的,不会因为不同软件间的排版差异而变化,很多在金山文档里显示错乱的内容,导出PDF后反而自动规整了。
导出方法很简单,文件菜单下选「另存为」,格式选PDF就行。导出前记得先预览一遍PDF,看分页对不对。如果PDF里也乱,那就说明是原文档本身的问题,回到表格里删掉多余的空行、空列,再检查有没有设置了大到离谱的行高(常见于从网上复制的表格)。行高不对的话,选中所有行,右键行高,设成自动调整,或者手动输入一个数值,比如20磅,基本就能恢复正常。
这个办法尤其适合发合同给客户前,自己打印一份核对,PDF状态下所有元素都是固定位置,不会因为对方用的阅读器不同而漂移。我碰到过几次,表格在金山文档里看完美,导出PDF后个别边框线丢失,那通常是单元格边框颜色用了「浅灰」,打印时被当成背景色淡化,改成黑色边框就好了。
最后说一句,打印错乱这种事,大部分时候不是文档坏了,是设置不对。你花十分钟把这些地方理顺,以后就一劳永逸。